Les voyages scolaires à l’étranger sont excellents pour l’apprentissage des élèves. Pour beaucoup d’entre eux, c’est l’occasion de quitter leur ville ou encore le cocon familial pour se rendre dans un pays étranger. Pour eux, une classe découverte constitue également en une belle expérience humaine qui facilitera leurs intégrations sociales et leur éducation.
Cependant, l’organisation de ces séjours n’est pas une tâche facile et ne s’improvise pas pour l’établissement et le professeur en charge. Comment réussir l’organisation d’un voyage scolaire à l’étranger ? Certains professeurs hésitent à planifier ce genre de projet pédagogique par manque d’informations et d’astuces. Si tel est votre cas, découvrez ici ce qu’il faut faire !
La préparation du voyage
Dans un premier temps, il faut déterminer la date du voyage, mais aussi votre destination. La période dépend des impératifs de l’établissement selon son programme (examens, fêtes, activités scolaires, etc.). Les vacances et les congés scolaires sont souvent l’occasion pour plusieurs établissements d’organiser une sortie scolaire.
Il faut privilégier la période située entre le mois de mars et le mois de septembre. Les jours de basse saison sont idéaux pour bénéficier des prix économiques et d’une organisation simple pour le voyage. En effet, les hébergements et les activités touristiques sont moins disponibles en période de haute saison.
Il faut aussi noter qu’un groupe de jeunes est plus facile à gérer sur un site touristique moins rempli. Il est indispensable de préparer le projet de voyage scolaire au moins six mois à l’avance. Cela permettra à la structure qui s’en charge de vous fournir un service adapté à votre effectif et à vos besoins.
Le choix de la destination et du type de transport
La destination et le type de transport doivent être définis.
La destination
La destination doit être choisie en fonction du programme scolaire. Elle doit aussi prendre en compte les valeurs que vous voulez inculquer, mais aussi la culture que vous voulez faire découvrir à votre classe. Toutes les destinations ont leurs spécificités !
Vous pouvez organiser un séjour dans le cadre d’un cours qui développe l’histoire ou une particularité d’un pays étranger. Il est aussi recommandé d’organiser un voyage autour d’une thématique. Par exemple, visiter l’Espagne sur un thème abordant la guerre civile de ce pays.
Par ailleurs, au même titre qu’un programme erasmus, un voyage scolaire est une occasion unique pour un enfant ou un adolescent de pratiquer une langue étrangère. L’Angleterre ou le Royaume-Uni est parfait pour se perfectionner en anglais. L’Espagne, L’Allemagne ou l’Italie peuvent aussi être des pays d’Europe intéressants en fonction de la LV2 des étudiants.
Le type de transport
Il est obligatoire que ce soit un conducteur professionnel qui assure le transport. Si la destination est un pays de l’Europe, selon votre lieu de départ, un autocar est une bonne option sur les plans financiers et logistiques.
Vous pourrez vous rendre directement à votre destination ou faire des escales au fur et à mesure que vous vous déplacerez. Cela vous permettra aussi d’utiliser le bus pour vous déplacer entre les visites.
Chacun des aspects du trajet devra être défini à l’avance par l’agence en charge du voyage. Il s’agit entre autres de sa durée, des arrêts et du nombre de kilomètres à parcourir. Dans le cas où il s’agit d’une destination éloignée, vous avez le choix entre le train et l’avion selon la distance. À ce sujet, l’agence qui gère la sortie doit garantir la disponibilité d’un autocar local à votre arrivée.
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L’hébergement
Il est essentiel de définir les logements en fonction de l’âge des élèves et du budget du voyage. Les hôtels qui font une restauration sur place seront privilégiés pour les enfants du primaire.
Par contre, si le voyage est destiné aux collégiens, les familles d’accueil sont à privilégier. C’est la bonne méthode pour les intégrer à la culture et les initier à la langue du pays.
En ce qui concerne les lycéens, les bons types d’hébergements sont les hôtels ciblant les jeunes ou les auberges de jeunesse.
Le programme des visites et activités
Peu importe leur âge, les élèves avanceront lentement. Il faut alors prévoir un écart de temps entre les étapes du voyage. Adaptez les longues visites à l’âge des élèves en insérant par exemple, des activités éducatives.
Prévoyez également des instants de distraction durant les temps morts de votre voyage scolaire. Ces moments doivent être encadrés par un responsable. Il est possible d’intégrer des visites touristiques à votre séjour à l’étranger.
Le financement du voyage scolaire
Il faut tenir compte de plusieurs critères pour financer le projet de voyage scolaire.
Le budget
Le budget de votre voyage scolaire éducatif doit pouvoir permettre au professionnel qui en a la charge de couvrir toutes vos dépenses. Vous devez prévoir le transport (avion, train ou bus) et l’hébergement (les frais des nuitées de tout le séjour). Les coûts de la restauration et des visites (billets d’entrée et visites guidées) doivent aussi être fixés.
Les sources de financement
Le financement de votre voyage scolaire viendra des fonds de l’établissement, de la participation des parents et des subventions (collectivités, Foyer Socio-Educatif FSE ou Maison Des Lycéens MDL). La part des accompagnateurs est souvent financée par les fonds de l’établissement. Par contre, vous ne devez pas payer la part des accompagnateurs aux familles, que ce soit directement ou indirectement.
Le financement des voyages est généralement voté par le conseil d’administration en fin d’année civile au collège et au lycée. Il faut associer à ce projet les familles des élèves qui voyageront, mais aussi des personnes extérieures qui souhaiteront donner des subventions. Ainsi, deux semaines après le vote, vous pourrez commencer à demander aux parents de verser les acomptes.
La participation des familles
Le montant de la participation des familles sera divisé en trois tranches. Elles pourront payer en espèces et recevront un reçu de paiement en retour ou par chèque à l’ordre du comptable de l’établissement.
Pour aider les familles, il existe quelques options. Il est possible de financer une partie ou tout le voyage par le Fonds Social Lycéen (FSL) ou le Fonds Social Collégien (FSC). Il faudra fournir les documents justificatifs nécessaires relatifs aux parents et à leurs revenus.
Sous preuve de paiement et de participation, certaines entreprises peuvent également aider les parents à financer un voyage scolaire à l’étranger.
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Les documents obligatoires
Avant le départ, certains documents de base doivent être demandés aux parents. Il s’agit : du bulletin d’inscription, de la fiche sanitaire, de la photocopie de la carte d’identité ou du passeport de l’élève et l’assurance responsabilité civile.
Pour ce qui est des séjours en Europe, les élèves mineurs doivent porter sur eux certains documents. Il s’agit entre autres :
- d’une autorisation de sortie du territoire signée par leurs tuteurs légaux
- d’une autorisation parentale d’au moins un des parents avec la photocopie de carte d’identité du signataire ou son passeport
- d’une carte européenne d’assurance maladie.
Ces documents sont obligatoires. Pour les voyages hors d’Europe, il est indispensable que chacun des élèves possède son passeport. Si votre destination est le Canada, un formulaire AVE est indispensable. Quant à un séjour aux États-Unis d’Amérique, il faudra un formulaire ESTA.
Les documents et la mobilité pour les ressortissants français
Un voyage scolaire à l’étranger implique également la préparation de documents importants pour les élèves et les accompagnateurs. Pour les ressortissants français, il est nécessaire de disposer d’un passeport valide pour entrer dans certains pays, ainsi qu’un visa le cas échéant. Il est également recommandé de souscrire à une assurance voyage pour couvrir les éventuels imprévus.
De plus, n’oubliez pas de prendre en compte les différentes restrictions de mobilité liées à la pandémie de COVID-19, qui peuvent varier en fonction des pays et des régions. Il est donc crucial de vérifier les conditions d’entrée et de séjour en vigueur avant de planifier le voyage, et de s’informer régulièrement des éventuelles mises à jour.
Enfin, il est important de sensibiliser les élèves et les accompagnateurs aux règles et aux coutumes locales, ainsi qu’aux consignes de sécurité. Il est également conseillé de préparer un plan d’urgence en cas de situation imprévue.
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En conclusion, organiser un voyage scolaire à l’étranger est une tâche qui nécessite une préparation minutieuse, mais qui peut s’avérer très bénéfique aussi bien pour les élèves que pour les enseignants. Avec une bonne préparation, le voyage scolaire à l’étranger sera une expérience enrichissante et inoubliable !
